Como a Maior HRTech do Brasil Construiu um Assistente de IA Que Fala a Sua Cultura

Gupy é a maior HRTech do Brasil. Por meio de crescimento orgânico e aquisições, a empresa se expandiu de uma plataforma de recrutamento para um ecossistema completo que abrange hiring, onboarding, treinamento, desempenho e desenvolvimento de carreira. Hoje, cerca de 700 funcionários (que se chamam Guppers) trabalham em todo o país. E com esse crescimento veio um desafio interno: tornar todo o conhecimento institucional acessível a cada funcionário, no momento em que precisavam.

O problema de conhecimento que ninguém resolveu

Gupy saiu de 120 para 700 funcionários em um piscar de olhos, em grande parte através de aquisições que trouxeram novas pessoas, processos e conhecimento institucional. Mas a gestão de conhecimento nunca acompanhou o ritmo. A empresa usava Google Sites para sua base de conhecimento interna: funcional, mas rígida e difícil de tornar intuitiva.

Mas o gargalo real não era o site. Era o Slack. Para centralizar as dúvidas dos funcionários, o time de Pessoas criou um canal chamado "Gente Escuta". Na prática, quase 40 pessoas precisavam ficar de olho naquele canal o tempo todo. As perguntas variavam de políticas de férias a avaliações de desempenho a processos de onboarding. Cada uma exigia um especialista diferente. Nenhuma pessoa conseguia responder tudo. E como o canal era público, alguns Guppers tinham vergonha de fazer perguntas que temiam parecer básicas.

Conheça Guta

Guta não é nova. É um personagem que o time de Pessoas de Gupy criou muito antes de qualquer IA estar envolvida: o rosto das comunicações internas, com um nome, aparência e personalidade escolhidos pelos próprios Guppers. Antes do projeto, Guta era um perfil do Slack que Duda operava manualmente nos bastidores. Funcionava em pequena escala, mas era uma pessoa fazendo o trabalho de um sistema.

A visão era tornar Guta real. Uma assistente de IA sempre ativa que vive no Slack, entende cada política interna e referência cultural, e responde com a voz estabelecida de Guta. Não um chatbot genérico. Um membro virtual do time que os Guppers já conheciam e confiavam, agora realmente capaz de responder suas dúvidas.

Dois projetos, um sistema

Trazer Guta à vida exigiu resolver dois problemas ao mesmo tempo. A base de conhecimento precisava ser modernizada para servir como uma fonte confiável. E a assistente de IA precisava ser construída para extrair dessa fonte e entregar respostas no Slack. Os dois são profundamente conectados: Guta é tão boa quanto o conhecimento que consegue acessar.

O hub de conhecimento

O primeiro passo foi migrar a base de conhecimento de Gupy do Google Sites para deco CMS. Um desenvolvedor do time deco construiu a estrutura inicial do site e seções customizadas adequadas às necessidades de Gupy: páginas organizadas por estágios da jornada do funcionário, login SSO restrito a emails Gupy, e componentes reutilizáveis desenhados para que o time de Pessoas pudesse criar novas páginas e atualizar conteúdo por conta própria.

Após o build inicial, o time de Pessoas assumiu as operações do dia a dia. Para atualizações de conteúdo e ajustes menores, eles usam DecoPilot, o agente de edição alimentado por IA do deco que permite que qualquer pessoa faça mudanças através de linguagem natural. Duda agora se descreve como "próxima a uma especialista" e regularmente ajusta conteúdo e seções por conta própria sem envolver o time de engenharia.

O agente de IA

O agente, prompt e workflows de Guta todos vivem dentro do deco CMS junto com o hub de conhecimento. A arquitetura conecta três sistemas: um banco de dados vetorial armazena o conteúdo do hub e permanece sincronizado através de workflows agendados do deco que detectam mudanças de página e atualizam automaticamente; o drive compartilhado da empresa fornece documentos suplementares como PDFs de políticas e guias; e uma integração customizada de código aberto para o Slack entrega a experiência, permitindo que Guppers enviem mensagens para Guta em conversas privadas, exatamente como enviariam para um colega.

Quando um Gupper faz uma pergunta, o agente busca na base de conhecimento, recupera contexto suplementar se necessário, e compõe uma resposta com links para páginas de fonte e tópicos relacionados. Se alguém pergunta sobre sua avaliação de desempenho, Guta também pode trazer informação sobre planos de desenvolvimento profissional, porque esses tópicos estão naturalmente conectados. Respostas fluem em tempo real, então os usuários veem a resposta se formando em vez de esperar em silêncio.

Como tudo se encaixa

Cultura é a chave

Guta precisava falar do jeito que Guppers falam: acessível, consciente do vocabulário interno, confortável com memes e trocadilhos. O que tornou isso possível é como é simples para o time de Pessoas atualizar ambos os lados do sistema. Eles editam conteúdo no hub de conhecimento através do deco CMS, e refinam o prompt e personalidade de Guta na mesma plataforma. As respostas iniciais eram muito secas. O time iterou no prompt, testou exaustivamente, e gradualmente moldou Guta em algo mais rico. Nenhum ticket de engenharia necessário.

Resultados iniciais

As respostas de Guta ficaram mais ricas através de refinamento iterativo. O time aprendeu habilidades inesperadas gerenciando prompts e recuperação de conhecimento, e o volume de mensagens diretas para o time de Pessoas diminuiu notavelmente. Funcionários estão ativamente engajados tanto com o bot quanto com o hub de conhecimento, e alguns até criaram arte com tema de Guta usando ferramentas de IA internas.

Para o time de Pessoas, a mudança é tangível: Guta saiu de um mensageiro de comunicações semanal para uma parceira de conhecimento sempre disponível. O time que costumava gastar seu tempo respondendo perguntas repetitivas agora se foca em trabalho estratégico.

O que vem pela frente

O plano é expandir a cobertura de Guta para novos domínios de conhecimento e integração mais profunda com sistemas internos. O time já identificou outros casos de uso na experiência do funcionário onde a mesma abordagem pode criar valor. Para uma empresa que gerencia todo o ciclo de vida do funcionário como seu produto principal, a forma como eles gerenciam a experiência dos seus próprios funcionários importa. Guta é o primeiro passo em tratar o conhecimento interno com o mesmo cuidado que Gupy traz para os processos de RH de seus clientes.